La Gestion des Achats dans la Gestion Commerciale CEGID

Les principaux Bénéfices

Toutes les entreprises qui mettent en œuvre la gestion commerciale CEGID utilisent au quotidien la gestion des ventes, par nécessité de facturer les clients. Cependant la chaine commerciale « Achat » qui n’est pas toujours déployée apporte un certain nombre de bénéfices comparables que nous allons essayer d’énumérer ci-dessous :

Le Contrôle des Factures :

Si les commandes fournisseurs sont saisies dans l’ERP CEGID, et transformées en Bon de Réception et Factures par un processus très simple, on aura la possibilité de comparer le montant de la facture « Papier » du fournisseur avec le montant du bon de Commande initial.

Connaître les Marges :

Que la marge soit calculée par Affaire, ou par rapport à un Dernier Prix d’achat ou bien encore par rapport à un Prix Moyen d’Achat, le calcul automatique des marges en gestion commerciale ne peut se faire que lors de la mise en place de la gestion des Achats.

La Gestion des Stocks :

Ce sont en général les Bons de Réception fournisseurs  qui incrémentent les Stocks. La chaine Achat permettra de connaitre en temps réels les stocks physiques par dépôt, emplacements…mais également les stocks prévisionnels en tenant compte des futures sorties liées aux Commandes Clients et des futures entrées de stock découlant des Commandes Fournisseur.

La Génération des Ecritures Comptables :

A l’instar des factures de Vente qui se déversent souvent de manière automatique en comptabilité, les Factures fournisseurs peuvent également se comptabiliser de manière automatique dans un journal d’Achats, évitant une ressaisie fastidieuse des écritures comptables qui ne sont que le reflet du contenu de ces factures fournisseurs

La Mise en place d’un Tarif :

Les Nombreuses Règles permettant de gérer dans CEGID Business un Tarif d’Achat permettront à l’utilisateur d’automatiser en saisie l’apparition de conditions tarifaires négociées en amont, comme l’affichage du Dernier Prix d’achat, des niveaux de remises cascadées ou non en fonction de seuils de quantités ou de montants atteints, applicables sur une période donnée ou indéfiniment.

Ces tarifs pourront également être saisis à l’avance et des alertes pourront être déclenchées si les conditions tarifaires ne sont pas respectées.

L’Intégration de Catalogues Fournisseur :

Il est possible d’intégrer dans l’ERP les catalogues des fournisseurs, qui contiennent en général des centaines d’articles, y compris si ces derniers n’ont jamais été vendus par l’entreprise.

Ainsi, dès la 1° commande fournisseur, les articles seront présents dans la base avec leurs caractéristiques (réf fournisseur, PA, Délai…) et pourront être revendus (avec un code identique ou différent de la référence fournisseur) ou bien être inclus dans une « package » ou un assemblage commercial ou de fabrication.

Mise en Place d’un Circuit de Validation :

Un « Workflow » qui peut être à plusieurs niveaux, cad à dire une validation interne des demandes d’Achats avec éventuellement la prise en compte de seuils en dessous desquels aucune validation ne sera nécessaire, permettra de contrôler, valider et éventuellement refuser toute demande d’Achat qui se transformera au final en commande fournisseur si cette demande est acceptée par la hiérarchie de validation mise en œuvre.

Le Réapprovisionnement Automatique :

Le paramétrage de seuils « Mini » et « Maxi » et les fonctionnalités de Réapprovisionnement automatique permettent d’optimiser les stocks et éviter les ruptures. Ainsi, on pourra commander les articles à fort taux de rotation ou bien dès lors qu’ils ont atteint une quantité en stock inférieure à un certain seuil déterminé à l’avance.

Accélérer les Livraisons :

La gestion des Reliquats qui peuvent être interrogés à tout moment, ainsi que des tableaux de bords permettant de connaitre le nombre de jours de retard par rapport aux délais annoncés par les fournisseurs  permettront d’accélérer les livraisons de fournisseurs, et impacteront positivement la facturation des Clients de l’Entreprise.